Niezależnie od tego, jak dobrze zaplanowane jest Twoje wydarzenie, jedno pozostaje niezmienne – pogoda. Może być twoim najlepszym sojusznikiem albo prawdziwym wyzwaniem. Na konferencjach w zamkniętych przestrzeniach czy kameralnych eventach w salach nie musimy się martwić, ale przy koncertach na świeżym powietrzu… cóż, pogoda zawsze trzyma w napięciu!
Kiedy pogoda staje się wyzwaniem…
Pamiętam, jak podczas jednego z naszych koncertów na otwartej scenie, w samym środku występu, dosłownie w ciągu kilku minut, niebo ściemniało, a wiatr zaczął wzbijać się do niebezpiecznych prędkości. I wtedy, jak na złość, nadciągnęła burza. Lokalne niebo postanowiło dać nam prawdziwy test: deszcz, wiatr, błyskawice, a potem – piorun! Pół godziny później okazało się, że część naszego sprzętu nie wytrzymała tej siły natury.
Przygotowanie na nieprzewidywalność
Takie momenty uczą, jak ważne jest przygotowanie na niespodziewane sytuacje. Dobrze zabezpieczony sprzęt, zapasowe zasilanie, odpowiednia izolacja – to wszystko ma znaczenie. Ale czasami trzeba po prostu działać na szybko. Musieliśmy improwizować, zmieniać konfigurację i dostosować się do nowych warunków. I, mimo wszystko, daliśmy radę! Koncert ruszył na nowo, a publiczność – choć mokra – była zachwycona!
Co warto wziąć pod uwagę przy organizacji wydarzeń na świeżym powietrzu?
- Prognoza pogody to twój najlepszy przyjaciel – Regularnie sprawdzaj prognozy przed wydarzeniem. Choć oczywiście nie możemy przewidzieć wszystkiego, nie zaszkodzi być przygotowanym na różne scenariusze.
- Zabezpieczenie sprzętu – Jeśli planujesz wydarzenie na świeżym powietrzu, inwestycja w wodoodporny sprzęt i odpowiednie osłony to podstawa. Przykrycia, namioty, parasole – wszystko, co chroni elektronikę przed wilgocią i wiatrem.
- Plany awaryjne – Każdy zespół eventowy musi mieć opracowane plany B i C. Co zrobić, jeśli sprzęt przestanie działać? Jak szybko zabezpieczyć go przed uszkodzeniem? Kto jest odpowiedzialny za działania w takich sytuacjach?
- Bądź elastyczny i gotowy do działania – Nie zawsze wszystko pójdzie zgodnie z planem, ale elastyczność to klucz do sukcesu. W sytuacjach kryzysowych liczy się szybkość reakcji, kreatywność i spokój.
- A co, jeśli pogoda się poprawi? – Czasem burza mija szybciej niż się spodziewasz! Po deszczu, słońce, a wtedy to dopiero magia! Warto mieć plan, by wznowić wydarzenie, gdy warunki poprawią się, nawet jeśli publiczność jest już lekko zniechęcona.
Podsumowanie
Pogoda podczas imprez to zawsze niewiadoma – może sprzyjać, a może przysporzyć wielu problemów. Zdecydowanie najwięcej stresu dostarczają wydarzenia na świeżym powietrzu, gdzie zmienność warunków atmosferycznych jest na porządku dziennym. Jednak, jak pokazuje nasze doświadczenie, nawet burza z piorunami nie musi oznaczać końca eventu. Dzięki odpowiedniemu przygotowaniu, zespołowi gotowemu na wszystko i dozie szczęścia, można wyjść obronną ręką z każdej nieprzewidzianej sytuacji.
Bo w końcu, jak to mówią, prawdziwi profesjonaliści nie boją się deszczu! 😉